Guía · Actualizado
Elige bien tus cajas para oficina: archivo A4/A4+ y A3, archivo colgante para acceso rápido, Eurobox para estantería, cajas de mudanza reforzadas y organizadores de escritorio. Medidas internas reales, apilado estable y etiquetado claro.
Importante: documentos y equipos deben guardarse secos. Si hay humedad (archivo, sótano), usa tapa rígida y considera desecantes; para electrónica, evita encerrar calor.
Checklist rápida (2 min)
- Formato: ¿A4 suelto, A4+ con carpetas o A3 planos?
- Acceso: ¿archivo colgante (rápido) o cajas cerradas (protección)?
- Apilado: tapa rígida con encastres si vas a 2–4 alturas.
- Rotulación: etiqueta frontal grande (año/cliente/depto).
- Logística: compatibilidad Eurobox si usas estanterías.
Tip: define “activo” (acceso semanal) vs “histórico” (archivo). Activo cerca y a la vista; histórico arriba o archivo externo.
Tipos de cajas por uso
PP translúcida A4/A4+
- Para dossiers, carteras y carpetas A4+.
- Apilado estable con tapa rígida; fácil limpieza.
Caja A3 plana
- Planos, pósters y maquetas finas.
- Evita doblar esquinas; apila 2–3 alturas.
Archivo colgante A4/A4F
- Acceso inmediato por categorías/departamento.
- Precisa guías; mejor en interior seco.
Eurobox 30×40 / 40×60
- Compatibilidad logística y estanterías estándar.
- Ideal para separar por año/cliente.
Mudanza reforzada
- Cartón doble o plástico robusto; asas cómodas.
- Marcaje por color (depto) y frágil en equipos.
Organizadores de escritorio
- Cajas pequeñas para papelería y cables de uso diario.
- Ocultacables con ventilación para regletas/cargadores.
Medidas útiles: A4, A4+, A3 y colgante
Usa medidas internas. A4 = 21×29,7 cm; A3 = 29,7×42 cm. Para carpetas A4 usa A4+ (margen extra).
| Contenido | Medida del contenido | Medida interna recomendada (mín.) | Altura útil | Sugerencia |
|---|---|---|---|---|
| A4 suelto | 21×29,7 cm | ≥ 23×32 cm | 8–12 cm | PP translúcida, tapa rígida |
| Carpetas A4/A4+ (palanca) | ≈ 28–31×32–34 cm | ≥ 33×35 cm | 20–28 cm | Caja alta A4+ apilable |
| Planos/Dossieres A3 | 29,7×42 cm | ≥ 32×45 cm | 8–15 cm | Caja plana A3 |
| Colgante A4/A4F | Carpetas con varilla | Luz entre guías 33–36 cm | 20–30 cm | Caja con guías |
Holgura: deja 1–2 cm en el lado largo y 0,5–1 cm en el corto para meter/sacar sin rozar.
Estantería modular: Eurobox 30×40 / 40×60
- 30×40: compacto para A4/A4+ y “activo”.
- 40×60: gran volumen; ideal para histórico y mudanza interna.
- Apila 2–4 alturas con tapa rígida y encastres.
Inventario: etiqueta con año–cliente–depto + QR a hoja de cálculo/foto del interior.
Mudanza de oficina: cajas y marcaje
- Peso: mejor cajas medianas (30–55 L) para no sobrecargar.
- Marcaje por color: cada departamento un color; numera cajas por puesto.
- Equipo: acolchado y “frágil”. No encierres cargadores/transformadores calientes.
Ruta de desembalaje: primero “escritorio” y “TI”, luego archivo activo y por último histórico.
Organizadores de escritorio y ocultacables
- Organizadores pequeños: clips, bolis, post-its, tinta.
- Cables: bridas de velcro y etiquetas (USB-C, HDMI, LAN…)
- Ocultacables con regleta: usa cajas con ventilación; no cubras con textiles.
Curvatura de cables: evita radios menores a 10× el diámetro en HDMI/AC.
Errores comunes
- Usar A4 “justo” para carpetas → roces. Mejor A4+.
- Apilar con tapa blanda → columnas inestables.
- Guardar en zonas húmedas sin desecante.
- Encerrar regletas/cargadores sin ventilación.
HowTo: sistema de etiquetas por departamento
- Color por depto (Finanzas, Ventas, TI, RR. HH.).
- Formato Depto-Año-Nº (ej.: FIN-2025-03).
- Frente y lomo: etiqueta en ambos lados para localizar al apilar.
- QR a inventario (Google Sheets) o foto del interior.
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¿Qué elegir en cada caso?
| Escenario | Solución | Pros | Contras |
|---|---|---|---|
| A4 suelto / dossiers | PP translúcida A4 | Apilable, visible | Menos acceso “rápido” |
| Carpetas A4+ | Caja alta A4+ | Entra lomo grueso | Peso alto llena |
| Planos A3 | Caja plana A3 | Protege esquinas | Ocupa superficie |
| Documentos activos | Archivo colgante | Acceso inmediato | Menor sellado al polvo |
| Histórico/Trastero | PP tapa rígida + desecante | Mejor conservación | Revisar desecante |
Preguntas frecuentes
¿A4 o A4+ para archivadores de palanca?
A4+. Necesitas margen y altura útil de 20–28 cm según el lomo.
¿Cuántas cajas puedo apilar?
Con tapa rígida y encastres: 2–4 alturas según peso. Si abomba, reduce o usa estantería.
¿Ocultacables es seguro?
Sí, si tiene ventilación y espacio para regleta/transformadores. No lo cubras con textiles.
¿Sirven cajas herméticas en oficina?
Para archivo en zonas con polvo/olor o cierta humedad, ayudan. En oficina seca, no son imprescindibles.